Buchungssystem
Damit auch mit knappen Ressourcen
fair geplant werden kann.
Projekthintergrund
In diesem Projekt wurde ein app-basiertes Buchungssystem zur Verwaltung und Freigabe von Schreibtischen,
Parkplätzen und weiteren Ressourcen am Arbeitsplatz entwickelt.
Ausgangspunkt des Projekts war die Zusammenführung zweier bestehender Buchungs-Apps zu einer
zentralen Lösung mit dem Ziel, die Ressourcenauslastung effizienter zu gestalten.
Ein besonderer Fokus lag dabei auf der Förderung des Sharings durch gezielte Gamification und Storytelling-Elemente.
Der Projektprozess begann mit einer umfassenden Analyse des Status quo im Rahmen eines Scopings. Darauf folgte eine detaillierte Research-Phase, bestehend aus einer Markt- und Literaturrecherche, qualitativen Interviews sowie einer quantitativen Online-Umfrage.
In einem, von mir moderierten, kollaborativen Ideation-Workshop mit relevanten Stakeholdern wurden erste Konzeptideen erarbeitet, die anschließend in Scribbles und einem klickbaren
Wireframe-Prototyp konkretisiert wurden.
Abschließend wurde auf Basis dieser Grundlagen das visuelle Design des Systems entwickelt.
Das Projekt wurde als Einzelarbeit im Rahmen meiner Masterthesis realisiert.
Rolle
UX/UI-Designerin
Tools & Methoden
Markt- und Zielgruppenanalyse, Problem Statement, (Proto-)Personas,
(Proto-)Journeys, User Story Map, Interviews, Umfragen, Ideation-Methode
"Speed Dating", Scribbles, Wireframes, Figma
Designprozess
Scoping, Research, Synthese, Ideation, Konzeption, Prototyping, visuelles Design
Zeitraum
4 Monaten
Scoping
Was ist der Kontext?
In vielen Unternehmen stehen nur begrenzte Arbeitsplätze und Parkmöglichkeiten zur Verfügung. Ziel dieses Projekts ist die Entwicklung eines digitalen Buchungssystems, mit dem Ressourcen wie Schreibtische, Parkplätze und Ladesäulen fair und flexibel unter Mitarbeitenden verteilt werden können. Hierfür genutzt wurden zwei separate Apps – eine für die Buchung von Arbeitsplätzen und Ladesäulen, die andere für Parkplätze. Diese sollten in einer zentralen Anwendung zusammengeführt und um ein Anreizsystem ergänzt werden, das die Mitarbeitenden motiviert, ungenutzte Ressourcen mit anderen zu teilen.
Besonders herausfordernd ist dabei, dass viele dieser Ressourcen fest zugewiesen sind und nur genutzt werden können, wenn ihre Besitzer sie aktiv freigeben. Zudem soll die Lösung auch dazu beitragen, Mitarbeitende im Homeoffice zu ermutigen, häufiger ins Büro zu kommen – etwa durch gezielte Anreize und ein transparenteres Nutzungserlebnis.
Wer sind die Nutzenden und was sind ihre täglichen Aufgaben?
In diesem Szeanrio kann in drei unterschiedliche Nutzergruppen unterschieden werden.
1. Angestellte vor Ort, die über einen Parkplatz und einen Schreibtisch verfügen,
2. Angestellte vor Ort, die über einen Schreibtisch verfügen und
3. Angestellte remote, die weder über einen Schreibtisch noch einen Parkplatz verfügen.
Proto-Personas
Zusätzlich wurde ein hypotheischer Tagesablauf in Form einer Proto-Journey-Map für jede Proto-Persona erstellt. Diese soll zeigen, wie ein gewönlicher Tag im Leben der Proto-Persona aussieht, welche Berührungspunkte sie mit der bisherigen Buchungslösung hat und wo sich Ansatzpunkte für Verbesserungen der bisherigen Lösung zeigen.
Proto-Journeys
Erkenntnisse
- Nutzende sind z.T. immer am gleichen Tag im Office
- Buchen unterschiedlich vieler Ressourcen
- Nutzen den zugewiesenen Desk nicht jeden Tag
- Benötigen einen Parkplatz z.T. nur den halben Tag
Research
Stimmen die Annahmen mit der Wirklichkeit überein?
Um das herauszufinden wurden zunächst insgesamt sechs Interviews mit Vertretern der drei Nutzergruppen durchgeführt. Auf Basis dieser Erkenntnisse wurde eine firmeninterne Umfrage gestartet, um die Allgemeingültigkeit der Interviewerkenntnisse zu prüfen.
Erkenntnisse
- Wechselnde Anreisearten
- Variable Buchungsbedürfnisse
- Multibuchungen erforderlich
- Angabe von Tieren in Büro (da Hunde erlaubt)
- Erinnerungen ans Freigeben, Buchen und Einchecken von Ressourcen erforderlich
- Nutzende wollen Parkplatz und Desk selbst aussuchen können
- Desk-Wahl hängt von Faktoren wie der Position, den Personen im Büro der Atmosphäre und der Ausstattung ab
- Kontaktieren von Falschparkenden erforderlich
- Halbtagsfreigaben/-buchungen
- Buchungen über mehrere Tage hinweg
- Allergieplätze notwendig
- Erweiterte Planbarkeit der Buchungen
Designproblem
In diesem Projekt gibt es zwei große Design Probleme:
1. Mitarbeitende motivieren Ressourcen aktiv freizugeben und zu buchen
2. Buchungen so koordinieren, dass Ressourcen nicht ungenutzt bleiben
Ideation
Für die Ideation wurde ein Workshop mit sechs Teilnehmenden durchgeführt. Auf Basis des Problem-Statements wurden „How might we...“-Fragen entwickelt und priorisiert. Die wichtigsten Fragen wurden anschließend in einer kreativen "Speed-Dating-Runde" bearbeitet: Jede Person entwickelte für jede Frage so viele Lösungsideen wie möglich, bevor nach 5 Minuten die Frage gewechselt wurde. Zum Abschluss wurden die Ergebnisse gemeinsam diskutiert und bewertet.
Bestbewertetste Ideen
- Wunschbox
- Interaktive Raumnavigation
- Shuffle-Modus für Buchungen
- Buddy-Radar
- Ladesäulen-Timer
- Emergency Load (Ladesäule)
- Punkte einlösen in Team Events
- One-Click Notifications
Scribbles und Informationsarchtiektur
Informationsarchitektur
Nach einiger Überlegung und vielen Versuchen das Buchungssystem so aufzubauen, dass es zum einen kinderleicht Buchungen und Freigaben von Ressourcen zulässt und gleichzeitig sowohl intrinsische als auch extrinsische Motivatoren, abgestimmt auf die Zielgruppe der Mitarbeitenden enthält, entstanden die folgenden Scribbles in entsprechender Informationsarchitektur.
Scribbles
Im Folgenden werden einige ausgewählte Scribbles für die wichtigsten Funktionen der App abgebildet. Während des Projekts sind mehr als 150 Scribbles entstanden, die den gesamten Interaktionsablauf wiederspiegeln.
Login, Onboarding & Homescreen
Zu Beginn melden sich die Nutzenden an. Login-Daten erhalten sie von der Firma. So kann sichergestellt werden, dass keine Unbefugten Zugriff auf das Buchungssystem haben. Bei der ersten Anmeldung durchlaufen die Nutzenden ein Onboarding, in denen ihnen ein paar Fragen zu Sitzplatzpräferenzen, Allergien, eigenen Haustieren etc. gestellt werden. Dies hat den Hintergrund zu kalkulieren, wer ggf. eine Tierhaarallergie hat, wer evtl. ein Haustier mit zur Arbeit und welche Schreibtische am Besten zu den individuellen Nutzenden passen. Sollten Allergien vorhanden sein, werden Büros, in denen sich Tiere oder Tierhalter:innen aufhalten entsprechend angezeigt. Im Homescreen sehen die Nutzenden, was sie für den entsprechenden Tag gebucht haben bzw. freigeben können.
Login
Onboarding
Homescreen
Buchung und Check-in eines Schreibtischs
Bei der Buchung von Schreibtischen haben die Nutzenden die Möglichkeit entweder über die obere interaktive Gebäudedarstellung direkt ein Büro auszuwählen oder über die Liste aller verfügbaren Schreibtische einen auszuwählen, der ihren Anforderungen entspricht. Über einen Filter können sie die Auswahl eingrenzen. Wird die interaktive Ansicht verwendet, sehen die Nutzenden ein Abbild des entsprechenden Büros, wer sich dort aufhält und welcher Schreibtisch gebucht werden kann. Wählen sie den Schreibtisch in dieser Ansicht oder in der Listenansicht aus, gelangen sie zur Detailseite mit spezifischeren Informationen zum Tisch. Dort können sie den Tisch direkt buchen und ggf. noch einen Parkplatz dazu. Das Einchecken der Schreibtische am Tag der Nutzung erfolgt über einen QR-Code.
Desk Übersicht
Büro
Details
Buchung
Buchungsabschluss
Einchecken
Buchung eines Parkplatzes
Zur Buchung eines Parkplatzes, können sofern noch Plätze verfügbar sind, die Nutzenden entscheiden, welchen Parkplatz sie nutzen möchten. Nach Wahl des Parkplatzes können sie sich auf dem Parkplatz selbstständig eine Parklücke aussuchen oder sich eine zuweisen lassen. Buchungen können für den ganzen Tag oder für Halbtags erfolgen. Bereits reservierte Parklücken werden mit dem jeweiligen Kennzeichen versehen. Dies ermöglicht zu erkennen, ob die Parkplätze richtig besetzt sind und im Falle eines Schadens beim ein- oder ausparkens, die entsprechende Person direkt kontaktieren zu können.
Gamification-Konzept und Scribbles
Um ein passendes Gamification-Konzept zu entwickeln, wurde im Rahmen der UX-Research eine Zielgruppenanalyse durchgeführt. Hierbei wurden Fragen zu motivierenden, demotivierenden und spielbasierten Faktoren gestellt.
Nutzende gaben an, dass vor allem konstruktives Feedback, Anerkennung, Selbstverwirklichung und soziale Interaktionen für sie motivierend sind.
In Hinblick auf die spielbasierten Faktoren wurde angegeben, dass das Erkunden von Welten, der Bau von Gegenständen, das Meistern verschiedener Herausforderungen, die Sammlung von Punkten, Gewinne und Belohnungen sowie das Anführen von Bestenlisten Spaß bereitet.
So wurden die folgenden Gamification-Nutzertypen und passende Mechanismen identifiziert.
Nutzertypen
- Achiever
- Player
- Free Spirit
- Socialiser
Mechanismen
- Punkte
- Challenges
- Leaderboards
- Beziehungen
- Feedback
- Emotionen
- Virtuelle Güter
Bereiche
- Soziales
- Challenges
- Belohnungen
- Rewards (Einsatz der Belohnungen)
Aufbau des Gamification-Konzepts
Um für jeden Gamitifation-Nutzertypen ein Highlight in der App zu schaffen, wurden die Gamification-Bereiche identifiziert, mit den Ideen aus der Ideation-Session verküpft und folgendes Konzept ausgearbeitet:
Parkplatzübertragung - Soziales
Einladung
- Soziales
Sammelkarte - Rewards
Challenges
Leaderboard - Challenges
Preis
- Belohnungen
Wireframes
Die Erstellung der Wireframes erfolgte in Figma als Low-Fidelity-Prototyp. Hierbei wurde neben der pixelgenauen Darstellung aller Controls, Modals, Bilder und Typografien auch auf die Verbesserung der Nutzerführung geachtet. So zeigte sich bei Testings auf einem Smartphone, dass die Auswahl der Parklücken zu klein ist, weshalb sie durch einen Schieberegler mit Vergrößerung ergänzt wurde. Ebenso wurden Menüführung und Gamification weiter ausgebaut, Nutzertests durchgeführt und Findings korrigiert. Hier ist nur ein kleiner Bereich der Wireframes abgebildet.
Login, Onboarding & Homescreen
Buchung und Check-in eines Schreibtischs
Buchung eines Parkplatzes
Buddy-Radar und Gamificationbereich
Das Buddy-Radar erlaubt es Schnellbuchungen in der Nähe von Freunden zu machen oder ihnen Einladungen zu einem benachbarten Platz zu senden. Für jede Buchung, Einladung und Freigabe (sofern der Person eine Ressource zugeschrieben ist) erhalten die Nutzenden zwischen 5 und 20 Punkte in Form von Sternen. Diese Sterne können sie im Gamification-Bereich verwalten und entweder für eigene Anschaffungen, für Büro-Verschönerungen oder für einen Bonus bei Team Events einsetzen. Dies soll zum einen den Team- und Bürozusammenhalt stärken, zum anderen kann es als Möglichkeit zur Wertschätzung genutzt werden, wenn Punkte für eigene Zwecke eingesetzt werden können.
Visuelles Design
Das visuelle Design der Screens wurde an dem Stil der vorher existierenden App zum Buchen der Schreibtische und Ladesäulen für E-Autos angenähert, sowie Bezüge zum firmeninternen Styleguide genommen.
Dabei wurden Farben im Spektrum Lila-Pink verwendet. Durch die Ton-in-Ton Farbwahl und dem Glassmophism-Effekt, der auf allen Karten und Buttons angewandt wurde, erhält das Buchungssystem einen modernen Look.
Als Akzentfarben wurden Pastellfarben gewählt, die sich durch die hellen, muten Töne gut vom Hintergrund und den anderen Controls abheben.
Da die gewählten Farben sehr dominant sind, wurden sie durch unterschiedlich starke Transparenzen oder mattierenden Schattierungen entkräftet, um ein angenehmes Gesamtbild zu erzeugen.
Eingesetzte Farben
Typografie
Größen und Objekte
Homescreen
Übersicht Desks
Sternwarte
Sterne einlösen
Menü
